El legajo digital es una herramienta clave dentro de cualquier organización, que permite reunir toda la documentación laboral de los empleados o clientes, tener rápido acceso a esa información y gestionarla de manera más eficiente.
Todas las compañías, en mayor o menor medida, están atravesando un proceso de transformación digital, transversal a todas las áreas, que implica reorganizar y cambiar las formas de administrar, las metodologías de trabajo y la gestión de las tareas.
Cómo incorporar el legajo digital en una organización
En ese recorrido, la incorporación del Legajo Digital para la gestión de clientes o en el departamento de Recursos Humanos es fundamental para contar con la información de manera organizada y dar un paso más hacia la despapelización de las oficinas.
A través de la implementación de un software o de una plataforma digital se puede reunir y digitalizar la documentación de los colaboradores o clientes, antes archivada físicamente en carpetas, en una base de datos personal y tenerla disponible en un solo lugar, a un solo click y sin ocupar espacio físico.
En el caso de los clientes, el Legajo Digital admite el almacenamiento de documentos legales o fiscales; constancias; formularios de alta o baja; presupuestos; facturas; pedidos; liquidaciones; pagos y datos bancarios.
En el caso del Legajo Digital de un empleado puede archivarse toda la documentación desde su ingreso a la compañía como: CV/Solicitud de empleo; exámenes preocupacionales como análisis clínicos y psicotécnico; contrato de trabajo celebrado entre empleador y empleado; documentos personales como DNI o CUIL; certificados médicos; alta de trabajo; recibos de sueldo; credencial de ART; documentos relativos a la cuenta bancaria; declaración Jurada de situación previsional; afiliación Obra Social y otros formularios, declaraciones juradas y certificados del colaborador.
Además, admite la incorporación de imágenes de documentos en papel y también archivos electrónicos en formato Excel, Word o PDF, lo que permitirá compartir documentación con terceros en caso de ser necesario.
Para una gestión más ágil
El Legajo Digital permite automatizar procesos que impactan en una mayor productividad del equipo. Todos los archivos que integran el legajo quedan a la vista, son fáciles de encontrar y permiten determinar con mayor celeridad qué falta y que no.
La documentación queda resguardada de la eventual pérdida de información sensible. Pueden establecerse alarmas y recordatorios para no olvidar plazos por vencer, realizar solicitudes o enviar comunicaciones.
Permite el acceso simultáneo a la información almacenada, como la búsqueda a través de claves de identificación. Ofrece una visión panorámica del ciclo del cliente o colaborador dentro de la compañía.
La información se encuentra siempre disponible, en caso de ser requerida por algún organismo, para una auditoría, proceso judicial, licitación o cualquier otro fin.
La posibilidad de prescindir de espacio físico para almacenar la información de un cliente o empleado, no solo permite ahorrar costos de papel, impresión, lugar y elementos adecuados para el guardado, sino que dentro del Legajo Digital pueden archivarse cientos de documentos, sumar nuevos y eliminar aquellos que ya no se utilicen, cuando sea necesario.
Sin dudas, avanzar hacia la implementación del Legajo Digital es un paso necesario e ineludible para cualquier organización, y las soluciones tecnológicas hoy disponibles, como trak.e, facilitan esta transición orgánica, sencilla y sin dolor.